12+

Фотоматериалы

Видеоматериалы

Структура вуза

 

Равняйся на лучших

Бикитеева Зарина Марсельевна Бикитеева
Зарина


Балл – 5.0
32гр.9 - ЗИО группа, Факультет среднего профессионального образования
« Все приходит вовремя, для того, кто умеет ждать»

-

 

forum-prepod

forum-stud

forum-stud

forum-stud

antikorrupcija

antikorrupcija

 

Winner-2017

Отдел делопроизводства и надзора за оборотом документации


  1. Наименование структурного подразделения:

    Отдел делопроизводства и надзора за оборотом документации

  2. Информация о руководителе структурного подразделения:

    Начальник отдела: Бебко Игорь Владимирович

  3. Информация о месте нахождения структурного подразделения:

    Адрес: Приволжский федеральный округ, Оренбургская область, 460014, г.Оренбург, ул. Ленинская, д.59. Корпус: 9 Этаж: 1 Кабинет: 9

  4. Информация об адресе официального сайта в сети «Интернет»:

    Нет

  5. Информация об адресах электронной почты структурного подразделения:

    Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

  6. Сведения о наличии положений о структурном подразделении (органе управления):

    Положение о структурном подразделении отдел делопроизводства и надзора за оборотом документации

Контактная информация:

Адрес: Приволжский федеральный округ,Оренбургская область, 460014, г.Оренбург, ул. Ленинская, д.59
Корпус: 9 Этаж: 1 Кабинет: 9
Телефон (городской): 30-65-30
Телефон (внутренний): 11-31
E-mail: Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript
Ответственный за предоставление информации на сайт: Бебко И.В., начальник ОДНОД

 

Начальник отдела

Бебко Игорь Владимирович
Образование: высшее
Стаж: общий – 14 лет, стаж работы по занимаемой должности – 12 лет.

Основные обязанности начальника отдела:

  • обеспечивать осуществление своевременного приема, регистрации, учета, хранения и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, оперативного поиска и выдачи информации по документам;
  • обеспечивать своевременное рассмотрение и проверять качество оформления документов, представляемых на подпись руководству;
  • обеспечивать организацию контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства;
  • обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;
  • осуществлять контроль за организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях университета;
  • принимать участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, постановке задач, проектировании и совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники);
  • разрабатывать нормативно - методические документы по ведению делопроизводства в университете и организовать разработку сводной номенклатуры дел университета;
  • осуществлять контроль за деятельностью архива университета;
  • разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по улучшению деятельности отдела, готовить предложения по совершенствованию его структуры, организовывать качественное и своевременное выполнение поручений сотрудниками отдела.

 

Положение о структурном подразделении отдел делопроизводства и надзора за оборотом документации

 

Положение об органах управления структурным подразделением не предусмотрено

 

Режим работы:

Пн-Пт: 8.30-17.00
Обед: 13.00-13.30

Функции подразделения:

Отдел делопроизводства и надзора за оборотом документации является структурным подразделением ФГБОУ ВПО Оренбургский ГАУ – осуществляющим целенаправленную деятельность в области упорядочения, хранения и движения документооборота университета, обеспечение его стабильного и корректного функционирования в рамках всех структур названного ВУЗа на условиях соблюдения законных прав и интересов ОГАУ.

Контроль за деятельностью отдела осуществляет ректор университета.

Отдел осуществляет свои функции в тесном взаимодействии со всеми структурными подразделениями университета.

В процессе осуществления своих функций отдел взаимодействует со следующими структурными подразделениями:

  • Деканат/учебный отдел института – по вопросам планирования и реализации образовательного процесса;
  • Учебный отдел университета - по вопросам организации образовательного процесса, документационного обеспечения;
  • ОПФК – по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов и т.д.;
  • Отдел кадров – по вопросам подбора, расстановки и повышения квалификации кадров;
  • Учетно-финансовое управление – по финансовым вопросам, касающимся деятельности отдела;
  • Административно хозяйственная часть – по вопросам обеспечения средствами организационной техники и расходными материалами к ней, необходимой для функционирования отдела, мебелью, канцелярскими принадлежностями и т.д.

Сотрудники

Старший инспектор-делопроизводитель - Аглиуллина Ольга Александровна
Стаж работы: 14 лет
Инспектор-делопроизводитель – Сираева Светлана Александровна
Стаж работы: 6 лет

На инспекторов возлагается следующая функция:

  • ведение и упорядочение движения документооборота в университете

Должностные обязанности:

  • осуществление контроля за правильным оформлением подготавливаемой документации, проходящей через ОДНОД в соответствии с существующими нормами и требованиями;
  • набор текста различных документов, разрабатываемых ОДНОД;
  • выполнение машинописные работы (включая подготовку матриц для получения копий материала) с рукописных, машинописных и печатных оригиналов на компьютере;
  • обеспечение сохранности напечатанной документации;
  • изготовление матриц текста приказов и распоряжений ректора перед их подписанием и размножение копий после подписания ректором;
  • изготовление иной документации по указанию ректора университета или иного официально уполномоченного им лица.
Заведующий канцелярией – Миронова Раиса Сергеевна
Тел. городской: 77-01-46
Тел. внутренний: 10-10
Стаж работы: 23 лет

На заведующего канцелярией возлагаются следующие должностные обязанности:

  • организовывать и обеспечивать работу канцелярии;
  • осуществлять контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением;
  • организовывать работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение;
  • осуществлять контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив;
  • оформлять командировочные документы убывающих в командировку сотрудников университета и регистрировать работников, прибывших в командировку в университет, а также составлять командировочный приказ.
  • отвечать за сохранность и надлежащее целевое использование печатей (гербовой канцелярской), штампов, а также учредительной и иной хранящейся в канцелярии документации университета;
  • осуществлять выдачу учредительной и иной хранящейся в канцелярии документации, на основании письменного запроса с резолюцией ректора университета;
  • заверять копии документов университета при наличии подлинников;
  • обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;
  • принимать участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники);
  • разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по улучшению деятельности канцелярии;
  • проводить работу по защите информации, составляющей служебную тайну.
  Делопроизводитель, курьер – Петрова Ольга Александровна
Стаж работы: 6 лет

На делопроизводителя возлагаются следующие должностные обязанности:

  • принимать и регистрировать поступившую корреспонденцию с применением регистрационных журналов (карточек) или компьютерной обработки;
  • передавать документы на исполнение в соответствии с резолюциями ректора и проректоров;
  • организовывать подготовку необходимых документов;
  • отвечать за качество подготовки, правильность составления, согласования и оформления документов;
  • контролировать прохождение документов, следить за их исполнением и правильным оформлением;
  • обеспечивать сохранность документации;
  • вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива;
  • организовывать сдачу документации в архив университета.

На курьера возлагаются следующие должностные обязанности:

  • получать на почте поступившую корреспонденцию для университета;
  • отправлять через почтовое отделение письма, бандероли, ценные и заказные письма и посылки, а также нарочно – письма, приглашения, служебную документацию (в пределах города);
  • приобретать марки, конверты для отправки служебной корреспонденции;
  • осуществлять раздачу входящей документации (с соответствующими резолюциями) по структурным подразделениям университета;
  • вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции;
  • отвечать за сохранность поступившей в его распоряжение служебной документации.
Заведующий архивом – Дёмина Ирина Николаевна
Тел. городской: 77-01-46
Тел. внутренний: 10-32
Корпус №9, нулевой этаж

На заведующего архивом возлагаются следующие должностные обязанности:

  • возглавлять работу по организации и ведению архивного дела в университете;
  • обеспечивать в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов;
  • руководить работой по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов, а именно: описи, картотеки, каталоги, указатели, путеводители, обзоры, исторические справки и др., а также соответствующие учетные документы (книги учета поступления и выбытия дел, списки фондов, листы фондов, дела фондов);
  • оказывать методическую помощь в поиске необходимых документов;
  • инструктировать работников структурных подразделений университета о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив;
  • контролировать своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством;
  • обеспечивать формирование документов и дел постоянного и временного хранения;
  • выполнять работу по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли;
  • осуществлять контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;
  • организовывать работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива;
  • принимать участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела;
  • проводить работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
  Секретарь руководителя – Калинкина Светлана Федоровна
Стаж работы: 8 лет.
Тел. городской: 77-52-30
Тел. внутренний: 10-01

На секретаря руководителя возлагается следующие должностные обязанности:

  • выполнять технические функции по обеспечению работы ректора;
  • подготавливать документы и материалы, необходимые для работы ректора университета;
  • контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись ректору университета;
  • получать для ректора и проректоров информацию от работников подразделений, вызывать их по его поручению;
  • осуществлять контроль исполнения документов и поручений ректора университета, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение;
  • вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, - предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;
  • организовывать телефонные переговоры ректора;
  • осуществлять работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых ректором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация);
  • организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб, жалоб и предложений;
  • передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (приём и отправка факсимильных данных);
  • вести приём и отправку корреспонденции с помощью электронной почты;
  • следить за сроками выполнения поручений ректора, взятых на контроль;
  • принимать приказы на подпись ректору и проректору по учебной работе, а также проректору по научно-производственной работе;
  • по поручению ректора составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.

 

Мы можем быть полезны:

Преподавателям и сотрудникам:

  • Методическая консультация по документообороту

 

Сторонним организациям:

  • Подтверждение периода учебы и стажа работы в университете

Положение о структурном подразделении отдел делопроизводства и надзора за оборотом документации