Начальник отдела

Бебко Игорь Владимирович

Образование: высшее.

Стаж: общий – 23 года, стаж работы по занимаемой должности – 16 лет.

Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

Тел.: 30-65-30

Основные обязанности начальника отдела:

• обеспечивать организацию контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства;
• обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;
• осуществлять контроль за организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях университета;
• принимать участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, постановке задач, проектировании и совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники);
• разрабатывать нормативно-методические документы по ведению делопроизводства в университете и организовать разработку сводной номенклатуры дел университета;
• осуществлять контроль за деятельностью архива университета;
• осуществлять выдачу учредительной и иной хранящейся в отделе документации, на основании письменного запроса с резолюцией ректора университета;
• заверять копии документов университета при наличии подлинников;
• обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;
• разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по улучшению деятельности отдела, готовить предложения по совершенствованию его структуры, организовывать качественное и своевременное выполнение поручений сотрудниками отдела.

Заместитель начальника

Жарова Ульяна Андреевна

Образование: высшее.

Стаж: общий – 6 лет, в университете – 1 год.

Основные обязанности зам. начальника отдела:

• организовывать работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение;
• осуществлять контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив;
• осуществлять регистрацию входящей корреспонденции (почта и курьер) с помощью программного обеспечения;
• принимать заявления от убывающих в командировку сотрудников университета, а также составлять командировочный приказ;
• отвечать за сохранность и надлежащее целевое использование печатей (гербовой), штампов;
• принимать участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники);
• принимать и регистрировать поступившую исходящую корреспонденцию с применением регистрационных журналов и компьютерной обработки;
• передавать документы на исполнение в соответствии с резолюциями ректора и проректоров;
• организовывать подготовку необходимых документов;
• отвечать за качество подготовки, правильность составления, согласования и оформления документов;
• контролировать прохождение документов, следить за их исполнением и правильным оформлением;
• обеспечивать сохранность документации.

Смирнова Светлана Федоровна

Стаж: 16 лет.

Тел. городской: 77-01-46

Корпус № 9, кабинет № 9

Должностные обязанности зав.архивом:

• возглавлять работу по организации и ведению архивного дела в университете;
• обеспечивать в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов;
• руководить работой по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов, а именно: описи, картотеки, каталоги, указатели, путеводители, обзоры, исторические справки и др., а также соответствующие учетные документы (книги учета поступления и выбытия дел, списки фондов, листы фондов, дела фондов);
• оказывать методическую помощь в поиске необходимых документов;
• инструктировать работников структурных подразделений университета о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив;
• контролировать своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством;
• обеспечивать формирование документов и дел постоянного и временного хранения;
• выполнять работу по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли;
• осуществлять контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;
• организовывать работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива;
• принимать участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

Делопроизводитель

Почепова Ольга Александровна

Стаж: 9 лет.

Тел. городской: 77-01-46

Должностные обязанности делопроизводителя:

• осуществлять почтовую отправку и вести учет отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива;
• организовывать сдачу документации в архив университета.

Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

Тел. городской: 77-52-30

Тел. внутренний: 10-01

Стаж:  11 лет.

Должностные обязанности секретаря:

• выполнять технические функции по обеспечению работы ректора;
• подготавливать документы и материалы, необходимые для работы ректора университета;
• контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись ректору университета;
• принимать и регистрировать поступившую исходящую корреспонденцию на электронный ящик с применением регистрационных журналов и компьютерной обработки;
• получать для ректора и проректоров информацию от работников подразделений, вызывать их по его поручению;
• осуществлять контроль исполнения документов и поручений ректора университета, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение;
• вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;
• организовывать телефонные переговоры ректора;
• осуществлять работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых ректором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация);
• организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб, жалоб и предложений;
• вести приём, регистрацию и отправку корреспонденции с помощью электронной почты;
• следить за сроками выполнения поручений ректора, взятых на контроль;
• принимать документацию на подпись ректору и проректорам университета;
• по поручению ректора составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.